Sistema Interno de Información

QU’EST-CE QUE LE SYSTÈME INTERNE D’INFORMATION?

Le Système Interne d’Information (SII) est le système que le HISPACOLD a mis en œuvre pour répondre aux obligations établies par la LPI: Loi 2/2023 du 20 février, régissant la protection des personnes signalant des infractions aux règlements et la lutte contre la corruption.

Par le biais des canaux internes mis en place, toute personne ayant une relation professionnelle ou de travail avec notre organisation peut nous signaler une possible violation réglementaire, légale ou de notre Code de Conduite, avec une garantie totale de confidentialité et sans risquer de représailles, tant qu’elle a agi de bonne foi et dans l’intérêt général.

Le SII fait partie de notre Système de Compliance et se compose des éléments suivants:

• Une politique ou des principes fondamentaux qui guident sa conception et son fonctionnement.
• Un organe responsable, spécifique et indépendant, désigné légalement par le Conseil d’Administration et qui a nommé une personne physique chargée de la réception et du traitement des signalements.
• Des canaux de réception des communications, conçus et mis en place pour répondre aux exigences légales de sécurité et de confidentialité.
• Une procédure interne de gestion des communications, obligatoire, qui garantit les exigences de protection, de confidentialité, d’objectivité et d’efficacité du processus de réception, de traitement et de résolution des communications reçues.
• Un système informatique (application SII) qui soutient à la fois le canal de réception ainsi que la communication et la gestion interne du traitement. Nous faisons cela de manière sécurisée et avec un accès aux données restreint exclusivement aux personnes légalement autorisées, disposant d’un espace privé en ligne pour le suivi et l’échange bidirectionnel d’informations et de documents du dossier avec la personne signalante.

COMMENT PUIS-JE SIGNALER?

Par le biais de nos canaux internes, la procédure sera la suivante:

Vous accédez à un formulaire en ligne avec des champs pour détailler l’information. Vous pouvez effectuer le signalement de manière anonyme ou en vous identifiant. Dans ce dernier cas, vous bénéficiez de toutes les garanties que vos données personnelles ne seront utilisées que pour les fins prévues et par les personnes autorisées, sans que votre identité ne soit communiquée à la personne concernée par l’information.

Si vous disposez de preuves ou de documents à l’appui des informations fournies, vous pouvez les joindre directement dans le formulaire et, si vous le souhaitez, vous avez également la possibilité d’enregistrer un audio explicatif. Dans les deux cas, nous appliquons des mesures techniques pour protéger votre identité, en supprimant les métadonnées des fichiers, en déformant la voix et en cryptant toujours les communications.

Dans le formulaire, vous avez la possibilité de demander un rendez-vous pour pouvoir exposer ou approfondir les informations directement avec la personne responsable du SII. Ce rendez-vous sera fixé par l’intermédiaire de la zone de suivi dans un délai maximum de 7 jours à compter de votre demande. Les communications verbales effectuées devront être documentées de l’une des manières suivantes, avec le consentement préalable de la personne signalante:

Par un enregistrement de la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible, et/ou

Par une transcription complète et exacte de la conversation réalisée par le gestionnaire. Sans préjudice des droits qui vous sont conférés par la réglementation sur la protection des données, il sera proposé, dans la mesure du possible, à la personne signalante de vérifier, rectifier et accepter par sa signature la transcription de la conversation

Une fois le formulaire complété, nous vous confirmerons l’enregistrement de votre communication et vous recevrez une clé d’accès à la zone de suivi de votre dossier, où vous pourrez, si vous le souhaitez, connaître l’avancement de celui-ci et échanger des informations et des documents avec le gestionnaire, de manière facile, sécurisée et confidentielle. Il est essentiel de bien conserver cette clé car, pour des raisons de confidentialité, il est impossible de la récupérer en cas de perte ou d’oubli, et vous devrez alors nous transmettre à nouveau les informations.

Pendant le traitement de votre signalement, par le biais de cette zone, des informations supplémentaires pourraient vous être demandées si le gestionnaire le juge nécessaire, il est donc conseillé de consulter périodiquement l’état de votre dossier, ou, si vous le souhaitez, vous pouvez fournir une adresse e-mail dont le seul but sera de vous avertir de la présence de nouvelles notifications.

Dans un délai de 10 jours, vous recevrez une notification concernant l’acceptation ou non de votre communication, et en cas d’acceptation, une résolution finale vous sera communiquée dans un délai maximum de 3 mois (prolongeable, le cas échéant, à 6 mois).

Par le canal externe de l’Autorité Indépendante de Protection des Lanceurs d’Alerte Bien que la voie privilégiée pour signaler d’éventuels manquements soit interne, si l’irrégularité que vous souhaitez signaler relève du champ d’application de l’article 2 de la Loi 2/2023, c’est-à-dire qu’il s’agit de possibles infractions pénales, administratives graves ou très graves ou du droit de l’UE, vous pouvez la signaler par le canal externe de l’Autorité Indépendante de Protection des Lanceurs d’Alerte compétente, soit directement, soit après avoir informé par le biais du SII du HISPACOLD.